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Las 16 reglas de Chris Anderson para crear un mail eficiente

Con la popular frase “Houston, tenemos un problema” empezaba un post el iniciador de las populares conferencias TED. Me hizo gracia la entradilla y me pare a leer de qué se trataba.

El artículo trataba sobre como los e-mails, lejos de estar muertos, nos están matando poco a poco nuestro tiempo productivo. ¿Por qué? Según Anderson la causa principal es que el tiempo necesario para responder un correo electrónico es, a menudo, mayor que el tiempo que se tardó en crearlo.

La cuestión es que tras exponer la problemática abría un interesante hilo en el que promovía la idea de desarrollar una comunidad para acordar nuevas reglas y mejorar la eficiencia de nuestros mails. De las 16 iniciales, más todas las que ya han sumado sus lectores, he escogido 10 que considero importantes:

1. Respeta el tiempo de los destinatarios.
Según Chris esta es la regla fundamental. Como remitente del mensaje tienes la responsabilidad de reducir, al mínimo posible, la pérdida de tiempo que ocasionará. Tómate el tiempo necesario, para que así sea, antes de enviarlo.

2. Facilita su gestión.
Lo cual significa que utilices frases claras, preguntas concretas, brevedad…

3. Clarifica el “por qué” del mail con un Asunto concreto.

Algunos asuntos que no funcionan:

  • Asunto: Re: Re: Re: Re
  • Asunto:
  • Asunto: Hola!
  • Asunto: la próxima semana ….

Algunos que si lo hacen:

  • Asunto: Propuesta de TED
  • Asunto: Reprogramación de la cena de hoy con Sarah G.
  • Asunto: Reunión del mediodía cancelada

4. Breve no significa grosero.
Hacer un correo electrónico corto no significa olvidarnos de ser correctos en la comunicación por lo que, aunque no olvidemos los formalismos habituales, debemos mostrarnos amables. Chris Anderson comenta que un emoticono final, como :-), nunca está de más.

5. Lento no significa despreocupado
Según Anderson que se responda con lentitud, o incluso que no se responda, no significa “Yo no te amo”. Podría ser que la persona a la que se envía el correo tenga otras prioridades.

6. No enviar preguntas abiertas
Enviar un texto muy farragoso con pensamientos inconclusos se convierte en una carga. Sin embargo es muy generoso enviar un correo con preguntas que se responden con un simple si/no o varias opciones de respuesta, por ej. “Cuando tenga un momento hágame saber si está A) A favor, B) ligeramente a favor, C) En contra o D) No opina,

7. Piensa a quien pones en copia en el mail:
La regla aquí debe ser: Por cada cc adicional debes aumentar el tiempo dedicado a asegurarte de que tu correo electrónico es nítido y está claro quien tiene que responder.

Y si respondes a un correo electrónico, con varias personas en copia, asegúrate de entender si realmente es necesario incluir a todos los que aparecían en el correo original.

8. Elimina los adjuntos.
No los uses a menos que sean críticos. Algunas personas tienen todo tipo de archivos gráficos como logotipos o firmas que aparecen como anexos en el receptor. No está bien. Se pierde tiempo tratando de ver si hay algo para abrir.

Aún peor es el envío de texto, como un archivo adjunto, cuando se podría haber incluido en el cuerpo del mensaje y haber ahorrado un clic y espera adicional.

9. Facilita el “darse de baja”
Si envías boletines de correo electrónico, por favor, que sea fácil detener el envío. Los mails con gente cabreada que no consigue hacerlo no favorecen a tu marca.

10. Piensa en el hilo
El significado de algunos mails depende de los correos anteriores. Lo cual significa que es correcto incluir el hilo de lo que se está respondiendo. Sin embargo es raro que un hilo se extienda más de 3 mensajes de correo electrónico. Antes de enviar, “cortar la mierda! ”

11. No respondas cuando estés cabreado
Sólo aléjate del ordenador. Grita por la ventana, cuenta hasta 10 o haz cualquier cosa que te calme. Pero no envíes el mail antes.

Un correo electrónico rudo y brusco puede provocar una respuesta peor y complicarte la vida…

Estas son las que más me han gustado. Podéis continuar leyendo las que propone Chris en su Posterous.

Foto: Flickr

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